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Virtual Office
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Virtual Office: Das „unsichtbare“ Büro für Gründer und Kleinunternehmer

Das sogenannte Virtual Office kann eine gute Bürolösung für Selbstständige sein, die die meiste Zeit von zuhause aus arbeiten, aber gleichzeitig wert auf eine berufliche  Geschäftsadresse legen. Das Konzept des virtuellen Büros eignet sich vor allem für Gründer und Startups, Einzel- und Kleinunternehmer, unabhängig von der Rechtsform.

Gerade zu Beginn einer Selbstständigkeit sind eigene Büroräumlichkeiten finanziell eine Herausforderung. Viele Jungunternehmer können sich die hohen Maklergebühren, eine komplette Büroeinrichtung und die monatlichen Mietkosten einfach noch nicht leisten. Und auch wenn der heimische Schreibtisch für das eigene Business eigentlich vollkommen ausreicht, ist der Wunsch noch einem „richtigen“ Büro doch irgendwie vorhanden.

Wie funktioniert ein virtuelles Büro?

Selbstständige, die ungern ihre private Adresse auf Briefbögen, den Visitenkarten oder im Impressum nutzen möchten, können eine virtuelle Geschäftsadresse inklusive Telefon- und Faxummer mieten. Es gibt hierbei eine Vielzahl von Anbietern, die diese Virtual Offices zur Verfügung stellen und dazu unterschiedliche Bürodienstleistungen gleich mitanbieten. 

Die Vorteile eines virtuellen Büros gegenüber eines physischen sind folgende:

  • Anfängliche Vorinvestitionen, wie z.B. die Anschaffung von Büromöbeln, entfallen, d.h. dass die Kosten deutlich günstiger sind als bei einer tatsächlichen Firmenniederlassung.
  • Die Geschäftsadressen befinden sich meist in renommierten Stadtteilen (Frankfurter Bankenviertel, Düsseldorfer Medienhafen, Berliner Stadtquartier o.ä.) und schaffen Vertrauen beim Kunden – ein klarer Wettbewerbsvorteil.
  • Gründer sind mit einer kurzfristigen Geschäftsadressenanmietung, ohne langwierige Immobiliensuche, direkt bereit für den offiziellen Markteinstieg.
  • Die Vertragslaufzeiten eines Virtual Office sind meist flexibel und deutlich kürzer als bei festen Büroräumen.
  • Das wirtschaftliche Risiko wird minimiert durch überschaubarere Fixkosten.

Welche zusätzlichen Services bietet ein Virtual Office an?

Wer sich für ein virtuelles Büro entscheidet, profitiert nicht nur von der guten Außenwirkung durch einen bekannten Standort. Es werden je nach Bedarf weitere Dienstleistungen angeboten, die einem den Businessalltag erleichtern:

  • Telefonservice: Geschulte Mitarbeiter nehmen für Virtual Office Mieter gern Telefonanrufe im Namen des Unternehmers entgegen und leiten diese dann weiter. Das ist besonders praktisch für Vielreisende, die nicht immer vor Ort am Hörer sitzen.
  • Sekretariatsservice und Postannahme: Übernommen werden beispielsweise leichte Verwaltungsaufgaben oder auch die Geschäftskorrespondenz mit entsprechender Weiterleitung.
  • Firmenschild: Wenn es sich bei der Virtual Office Adresse um ein größeres Business Center handelt, kann auf Wunsch sogar ein eigenes Firmenschild an der Tür angebracht werden.
  • Meetingräume und Tagesbüros: Bei Bedarf können „reale“ Räume angemietet werden, wenn z.B. ein persönlicher Kundentermin ansteht. Darüber hinaus gibt es auf Abruf auch die Möglichkeit, Büros gleich tage-, wochen-, oder sogar monatsweise anzumieten.

Es lohnt sich, die Angebote der verschiedenen Virtual Office Anbieter sorgfältig zu vergleichen. In jedem Fall sollten die zusätzlichen Extras variabel wählbar und flexibel buchbar sein.

Wie steht es rechtlich um die virtuelle Geschäftsadresse?

Prinzipiell gilt, dass Selbstständige ein Virtual Office im Handelsregister und im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt angeben können. Wichtig ist nur, dass das „unsichtbare“ Büro über einen richtigen Postservice verfügt. Ein simples externes Postfach bei der Deutschen Post reicht hier nicht aus, es muss den Anforderungen einer rechtlichen Geschäftsadresse nachkommen.

Außerdem ist zu beachten, dass jeweils das örtliche Finanzamt für den Unternehmer zuständig ist, von wo aus das Business wirklich geführt wird. D.h. der eigentliche Firmensitz bzw. der Ort der Geschäftsleitung ist der private Wohnort des Selbstständigen. Die virtuelle Adresse kann aber als Geschäftsanschrift genutzt werden.

Zu guter Letzt noch ein Wort: Wer Bedenken haben sollte, dass ein Virtual Office gegenüber Kunden eventuell als unseriöse „Briefkastenfirma“ missverstanden werden könnte, für den macht es vielleicht Sinn, sich in Gründer- oder Co-Working-Zentren nach einer günstigen Schreibtischalternative umzusehen.

Beitragsbild: Andrey Tolkachev