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Virtuelle Assistenz
Allgemein Impulse

Virtuelle Assistenz: Selbstständigkeit im digitalen Zeitalter

In den USA hat sich der Beruf der „Virtuellen Assistenz“ schon längst etabliert. Und auch hierzulande gibt es immer mehr Selbstständige, die als virtuelle Assistenten durchstarten. Wir erklären dir, was es mit dieser Jobbezeichnung auf sich hat und wie vielseitig die beruflichen Aufgaben sind.

Homeoffice, Remote-Work oder das Arbeiten als Digital Nomad sind neuzeitliche Arbeitsmodelle, die mit der Digitalisierung in unserem Berufsalltag Einzug gehalten haben. Genau hier reiht sich auch die virtuelle Assistenz – kurz VA – ein: Selbstständige arbeiten vollkommen orts- und zeitunabhängig und benötigen nichts weiter als einen Computer mit Internetanschluss und ein Telefon.

Was genau macht ein virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent bietet Unternehmen digital Unterstützung an, um den Auftraggeber in seinem Tagesgeschäft unter die Arme zu greifen. Die Aufgabenpalette eines VAs kann die folgenden Tätigkeiten beinhalten:

  • Sekretariatsarbeiten bzw. Backoffice, wie z.B. Buchhaltung, Administration, E-Mail-Korrespondenz und Terminverwaltung
  • Social Media Management, d.h. die Pflege der unternehmenseitigen Social Media Kanäle durch Erstellen von Posts oder auch facebook Ads
  • Entwicklung von Grafiken und Corporate Designs
  • Verfassen oder Übersetzen von Texten
  • Betreuung von kleineren Marketingaufgaben, wie z.B. Newsletterversand oder Reportings
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Erstellung von Präsentationen
  • Tool Management Aufgaben, Einrichten von Webseiten oder SEO-Optimierung
  • Projektbasierte Internetrecherche
  • Event- und Reiseplanung

Im Grunde genommen handelt sich um bekannte berufliche Aufgabenfelder, die lediglich unter dem neuen Label der „virtuellen Assistenz“ geführt werden.

Wie werde ich ein VA?

Beim virtuellen Assistenten handelt es sich um keinen eigenen Ausbildungsberuf. Eine kaufmännische Sekretärin kann genauso digitale Dienstleistungen anbieten wie ein ausgebildeter Grafikdesigner oder Copywriter. Es kommt ganz darauf an, welche Vorkenntnisse vorhanden sind und welche Assistenztätigkeiten einen persönlich interessieren. Das A und O ist der sichere Umgang mit dem PC, dem Internet und ein paar gängigen Softwareprogrammen, die zum Arbeiten benötigt werden.

Der einzig notwendige Schritt und die Grundvoraussetzung für diese Art der Selbstständigkeit ist die Anmeldung eines Gewerbes. Die virtuelle Assistenz unterscheidet sich nämlich offiziell vom Freiberufler bzw. gewerbescheinfreiem Freelancer, auch wenn es rein inhaltlich fließende Übergange zwischen den Berufsbildern gibt. Ein paar Tipps für den Gang in die Selbstständigkeit als Einzelunternehmer mit Gewerbe bekommst du hier.

Sind diese Punkte erfüllt, können Selbstständige sich über einen sehr flexiblen Arbeitsalltag mit spannenden Themengebieten freuen. Es kann vom heimischen Schreibtisch aus gearbeitet werden, vom nächstgelegenen Coworking-Platz – und auch in einem Café oder in einer Hängematte am Strand lässt es sich gut arbeiten, solange eine stabile Internetverbindung vorhanden ist.

Wie bekomme ich Aufträge?

Freie Zeiteinteilung, von egal wo arbeiten können und sich die Kunden selber aussuchen – das klingt alles traumhaft. Als virtueller Assistent muss man ja aber auch erst einmal überhaupt an Aufträge kommen.

Die meisten VAs bedienen sich verschiedener Möglichkeiten, um an Jobs zu gelangen. Nutze am besten:

  • vorhandene Netzwerke, wie etwa ehemalige Kollegen, Freunde oder Bekannte
  • Berufsplattformen wie Xing oder LinkedIn
  • eine eigene professionelle Webseite
  • facebook Gruppen, z.B. „VA suchen und finden“, „Content Writers“, „Deutsche Startups“, „Freelancers“ – am besten einfach selber die unterschiedlichen Gruppen durchstöbern!
  • offizielle Jobportale für virtuelle Assistenz, wie beispielsweise Fernarbeit.net oder Strandschicht.de

Last but not least: Virtuelle Assistenz und Outsourcing

Die virtuelle Assistenz beinhaltet neben der Selbstständigkeit aus Gründersicht noch einen anderen wichtigen Aspekt: das Outsourcing aus Unternehmersicht. Solltest du nämlich bereits ein eigenes Business haben, könnte ein virtueller Assistent ein wichtiger Bestandteil deines Mitarbeiterteams werden.

Der erfolgreiche Unternehmer, Workaholic und Autor Tim Ferris hat in seinem Buch „The 4-Hour Work Week“ gezeigt, wie man auch ohne 16-stündige Arbeitstage eine Firma führen kann. Das Zauberwort heißt Outsourcing. Um sich selber auf das eigentliche Kerngeschäft fokussieren zu können, werden zusätzliche Aufgaben einfach ausgelagert, sprich: sie werden extern als Projektaufträge vergeben.

Virtuelle Assistenzen können mit Leichtigkeit eine Bandbreite an Aufgaben übernehmen (wie bereits oben beschrieben), sie benötigen keinen eigenen Schreibtisch im Unternehmen und verursachen keine Lohnnebenkosten wie Festangestellte. Ein VA spart auf diese Weise nicht nur Geld sondern auch Zeit, die in andere wichtige To-Dos investiert werden kann.

Und auch wenn der virtuelle Assistent nicht persönlich vor Ort in der Firma ist, kann die Zusammenarbeit problemlos übers Internet und Telefon funktionieren. Mit Hilfe von Kommunikationsmitteln und Tools wie Skype, Google Drive, Slack oder Trello kann gemeinsam an Projekten und Aufträgen gearbeitet werden – trotz räumlicher und ggf. zeitlicher Trennung.

Beitragsbild: frantic00