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Der Geschäftsbrief: Pflichtangaben beim Schriftverkehr
Thomas Kemp comment 0 Kommentare visibility 1,6K Views access_time 3 Min. Lesezeit

Auch wenn heutzutage die meiste Kommunikation im Berufsalltag online stattfindet, der gute alte Geschäftsbrief ist aus der Arbeitswelt trotzdem nicht wegzudenken. Wer nun glaubt, ein Unternehmenslogo auf einem Blatt Papier würde für den offiziellen Schriftverkehr schon ausreichen, der irrt.

Existenzgründer und Unternehmer müssen bei der Gestaltung des eigenen Briefpapieres ein paar wichtige Punkte beachten: Seit Juli 2007 gibt es neue gesetzliche Vorschriften, die bei Geschäftsbriefen unbedingt zu berücksichtigen sind und die auch für den elektronischen Schriftverkehr gelten. Ein Missachten dieser Vorgaben kann kostspielige Abmahnungen zur Folge haben.

Unter einem Geschäftsbrief versteht man

  • den gesamten externen Schriftverkehr, der an einen oder auch mehrere bestimmbare Empfänger gerichtet ist
  • alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden und die beim Empfänger in Schriftform (d.h. auf dem Papier oder am Bildschirm) ankommen
  • Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Quittungen oder Bestellscheine

Keine Geschäftsbriefe sind

  • der interne Schriftverkehr innerhalb oder zwischen Niederlassungen eines Unternehmens
  • Lieferscheine, Empfangsscheine, Abholbenachrichtigungen
  • alle Nachrichten, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen oder Zeitungsanzeigen
  • Visitenkarten

Mindestpflichtangaben bei Geschäftsbriefen

Für alle Geschäftsbriefe gilt grundsätzlich, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben vollständig und gut lesbar aufgeführt werden müssen. Beim Design und der Positionierung der Pflichtangaben haben Unternehmer dann freie Hand.

Wichtig: Je nach Rechtsform gibt es leichte Unterschiede. Die Mindestpflichtangaben auf dem Geschäftspapier sehen im Einzelnen wie folgt aus:

GmbH / UG (haftungsbeschränkt)

Anzugeben sind:

  • der vollständige Name der Gesellschaft mit Zusatz „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ oder „GmbH“, so wie er im Handelsregister geführt wird
  • die vollständige Anschrift, die Handelsregisternummer und das zuständige Handelsregistergericht
  • weitere Kontaktdaten, wie beispielsweise Telefonnummer und E-Mail-Adresse, falls vorhanden
  • alle Geschäftsführer mit Vor- und Zunamen

GmbH & Co. KG

Anzugeben sind:

  • der vollständige Name der Kommanditgesellschaft in Übereinstimmung mit dem Handelsregistereintrag und die Angabe der Rechtsform „KG“
  • die vollständige Anschrift, die Handelsregisternummer und das zuständige Handelsregistergericht
  • Umsatzsteuer-ID-Nummer, falls vorhanden
  • Angabe des persönlich haftenden Gesellschafters, d. h. der vollständige Name der Komplementär-GmbH, so wie er im Handelsregistereintrag geführt wird

Limited

Anzugeben sind:

  • der vollständige Name der Gesellschaft mit Zusatz „Limited“ oder „Ltd.“, so wie er im Companies House geführt wird
  • der Sitz der Gesellschaft, d.h. die vollständige Anschrift des Registered Office, die Company Nummer sowie der Zusatz „Registered in England and Wales“
  • der vollständige Name der Zweigniederlassung in Deutschland in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut (mit Zusatz „Limited“ oder „Ltd.“)
  • der Sitz der Zweigniederlassung, d.h. die vollständige Anschrift, die Handelsregisternummer und das zuständige Handelsregistergericht
  • weitere Kontaktdaten, wie beispielsweise Telefonnummer und E-Mail-Adresse, falls vorhanden
  • die vollständigen Namen (Vor- und Nachname) aller Geschäftsführer

Limited & Co. KG

Anzugeben sind:

  • der vollständige Name der Kommanditgesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut und die Angabe der Rechtsform „KG“
  • die vollständige Anschrift, die Handelsregisternummer und das zuständige Handelsregistergericht
  • Umsatzsteuer-ID-Nummer, falls vorhanden
  • Angabe des persönlich haftenden Gesellschafters, d.h. der vollständige Name der Komplementär-Limited mit dem Zusatz „Limited“ oder „Ltd.“, so wie er im Companies House geführt wird
  • der Sitz der Gesellschaft , d.h. die vollständige Anschrift des Registered Office, die Company Nummer sowie der Zusatz: „Registered in England and Wales“

Und zum Schluss noch ein Tipp:

Neben diesen Pflichtangaben ist es im Übrigen durchaus empfehlenswert, im Geschäftsbrief eine Internetadresse und die Bankverbindung inklusive Bankleitzahl aufzuführen.

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Beitragsbild: ijeab

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